Вы собирались заняться планом развития отдела. Но утром ключевой клиент попросил подключиться к переговорам. Затем сотрудник принес договор на согласование, бухгалтерия запросила документы, а в рабочем чате появилось еще пять вопросов.

К вечеру вы решили десятки задач. План развития снова остался на завтра.

Как выбрать главное, если у каждой задачи стоит пометка «срочно»?

Александр Фридман — эксперт по регулярному менеджменту — выделяет несколько принципов, которые помогают разобраться с этой ситуацией.

1. Проверьте, что стоит за срочностью

Дело, которое кажется срочным, мы автоматически воспринимаем как важное. При этом мелкая текучка часто привлекает сильнее, чем сложные задачи: на сообщение можно ответить за минуту, а разработка плана потребует времени и сосредоточенности. Так за срочными вопросами постоянно откладывается важная работа.

Чтобы оценивать приоритеты объективнее, выпишите задачи. Когда весь список перед глазами, проще сравнить их значение для бизнеса.

Напротив каждого «срочного» дела ответьте на три вопроса:

• Какого результата мы добьемся?
• Что произойдет, если отложить задачу?
• Почему ее нужно выполнить именно сейчас?

Например, просьба «срочно посмотреть презентацию» еще не объясняет ее приоритет. Она нужна для переговоров через час? Или сотруднику просто хочется быстрее получить согласование?

От ответа зависит, стоит ли прерывать текущую работу.

2. Посмотрите, на что уходит ваше время

Прежде чем распределять отдельные задачи по важности и срочности, оцените, как вы делите время между поддержанием текущей работы и развитием, между самостоятельным выполнением заданий и управлением командой.

Есть ли в вашем расписании время, чтобы разобраться с причинами срывов? Обсудить с сотрудником его результаты? Подготовить отдел к росту нагрузки?

Или весь день занят согласованиями и исправлением чужих ошибок?

Если постоянно откладывать обучение сотрудника, его вопросы продолжат возвращаться к вам. Если не разбирать причины задержек, придется снова вмешиваться, когда сроки окажутся под угрозой.

Поэтому оценивайте задачу с двух сторон: какой результат она даст сейчас и как повлияет на дальнейшую работу команды.

3. Определите, где необходимо ваше личное участие

Срочную задачу необязательно выполнять самому. Иногда первое, что нужно запланировать, — встреча с сотрудником для передачи задания.

Допустим, клиент недоволен сроками. Ситуация требует реакции, но руководителю необязательно лично собирать всю информацию и вести переписку.

Ответственный сотрудник может выяснить причины задержки и подготовить варианты решения. Ваше участие потребуется, например, для согласования особых условий или переговоров с клиентом.

Прежде чем браться за дело, спросите себя: какое действие здесь требует именно моего участия?

Ответ поможет определить свою роль и передать остальную работу.

4. Выделите время для выбранных приоритетов

Важная задача может неделями оставаться в списке, если для нее не выделено время. Определите день и час выполнения. Если это пока невозможно, назначьте дату, когда уточните план действий.

Сравните две записи:

Во втором случае понятно, когда вы займетесь задачей, с кем и ради какого результата.

Если появится новый срочный запрос, вы сможете оценить цену переключения: что придется перенести и к каким последствиям это приведет.

С чего начать сегодня

Просмотрите задачи на завтра. Для каждой определите ожидаемый результат, последствия переноса и необходимость вашего участия. Передайте то, что могут выполнить сотрудники, и выделите в календаре время для своей работы.

Если все не помещается в рабочий день, пересмотрите список: что можно перенести, сократить или отменить?

Приоритеты требуют выбора. Пока вы пытаетесь сделать все, этот выбор за вас определяют входящие сообщения, просьбы коллег и очередные авралы.