Как навсегда забыть о проблеме «непрочитанных писем»

 

 

 

Держать папку «Входящие» пустой несложно. Это позволит вам повысить продуктивность и никогда не пропускать важные сообщения.

Куча непрочитанных писем, постоянно болтающихся в папке «Входящие», вызовут панику у кого угодно. Если у вас много деловых партнёров и коллег, с которыми вы взаимодействуете по переписке, вам просто необходимо держать свой электронный ящик в чистоте и порядке.

Генеральный директор компании JotForm Айтекин Тэнк предлагает интересный способ организации электронной почты под названием Inbox Zero. Как следует из названия, метод заключается в том, чтобы просто держать свою папку «Входящие» пустой.

Вообще, Тэнк не изобрёл ничего нового. Inbox Zero давным-давно создал писатель и блогер Мерлин Манн, и это проверенный и широко известный метод. Тэнк просто приспособил её для веб-интерфейса Gmail.

 
«Я получаю и отправляю сотни писем ежедневно. Но в конце рабочего дня мой почтовый ящик неизменно пуст. У меня нет секретаря, который бы обрабатывал мою корреспонденцию. Я придерживаюсь принципа, который называется Inbox Zero. В этом нет ничего сложного.» © А. Тэнк

Тэнк перечисляет преимущества метода Inbox Zero:

  • Вы не пропустите важное сообщение, если ваша папка «Входящие» пуста.
  • Вы не будете заставлять своих адресатов долго ждать, потому что сможете сразу отвечать на их письма.
  • В вашем почтовом ящике не будут скапливаться сотни и тысячи непрочитанных писем.
  • Вы сэкономите больше времени на действительно важные задачи и не будете часами возиться с электронной почтой.

    «Я знаю многих людей, которые бережно хранят все свои письма, не удаляя ни одного. В результате их почтовый ящик начинает смахивать на ленту Twitter. Это неудобно. Вы будете постоянно теряться в письмах.» © А. Тэнк

Предположим, вы используете Gmail — хотя этот метод можно адаптировать к любому провайдеру (Hotmail, «Яндекс», Yahoo) или почтовому клиенту (Outlook, Thunderbird или Sylpheed). Окинем взглядом залежи непрочитанных сообщений и приступим.

1. Очистите свой почтовый ящик

Итак, взяв на вооружение метод Inbox Zero, вы должны действовать решительно. Откройте «Входящие», выделите все скопившиеся там письма и архивируйте их все разом. Кому-то это покажется сущим безумием, но Тэнк рекомендует поступить именно так.

«Вам необходимо начать с пустого почтового ящика. Это руководство вам не поможет, если во «Входящих» скопились десятки тысяч писем. Так что архивируйте всё подряд, и начнём с чистого листа.» © А. Тэнк

2. Обрабатывайте свои письма в хронологическом порядке

Чтобы выработать эту полезную привычку, вам понадобится определённая дисциплинированность. Когда вы обрабатываете свои письма, начинайте с самого старого сообщения и продвигайтесь к свежим. Таким образом вы будете сохранять хронологический порядок и не запутаетесь.

Обрабатывать письма вам помогут две функции в Gmail:

Включите функцию «Автопереход». Для этого откройте «Настройки» → «Общие», найдите пункт «Автопереход» и активируйте его. Теперь при ответе или архивации письма Gmail не будет возвращать вас в список входящих сообщений, а отобразит следующее письмо. Таким образом вы сможете обрабатывать письма одно за другим в порядке их получения, ни на что не отвлекаясь.

 

Затем включите кнопку «Отправить и архивировать», если она у вас не включена. Откройте «Настройки» → «Общие» и отыщите пункт «Показывать кнопку „Отправить и архивировать“ в ответе». Так вы сэкономите время. Ведь если вы уже ответили на письмо, нет смысла хранить его во «Входящих», не так ли? Нажмите на кнопку отправки, и письмо автоматически переместится в архив.

И вот ещё важная вещь:

«Не используйте электронную почту как чат. Нет ничего хуже, чем плодить длиннющие цепочки Reply из постоянно цитирующихся писем. Если вам нужно поговорить, используйте мессенджер, чат в Slack или свяжитесь по телефону. Электронная почта для этого не приспособлена.» © А. Тэнк

3. Ответили — архивируйте

Главное правило метода Inbox Zero: ваша папка «Входящие» — это не то место, где нужно хранить почту. Все электронные письма в почтовом ящике должны быть обработаны сразу. Читайте их одно за другим и либо отвечайте и архивируйте, если сообщение требует ответа, либо просто архивируйте, если сообщение ответа не требует.

Если вы не можете сразу ответить на какое-нибудь письмо, есть два варианта:

  • Сохраните его в вашем приложении-органайзере. Это может быть Evernote, OneNote или какой-нибудь менеджер задач. Установите дату, чтобы программа напомнила вам написать ответ в нужный момент.
  • Если вы можете сразу написать ответ, но адресат должен получить его через некоторое время, воспользуйтесь функцией отложенной доставки в Gmail. То же самое умеют Outlook, Thunderbird и другие клиенты.

4. Just do it

Всё по заветам великого и могучего Дэвида Аллена. Если письмо требует действия, которое займёт несколько минут, просто сделайте это прямо сейчас. Не копируйте письмо в список дел. Не оставляйте его в папке «Входящие».

«Если вам нужно сделать платёж, просто сделайте его прямо сейчас. Если вам нужно отправить отзыв коллеге, отправьте сразу. Если дело займёт пару минут, нет смысла его откладывать.» © А. Тэнк

5. Используйте быстрые клавиши

Быстрые клавиши значительно сокращают время на обработку электронной почты. С ними вам не придётся водить курсором мыши туда-сюда. Тэнк рекомендует запомнить и использовать три хоткея:

  • Клавиша E позволяет быстро архивировать сообщение. Прочитали, нажали E, архивировали. Всё просто.
  • Клавиша R используется для быстрого написания ответа. Если нужно ответить на письмо, нажимаем её, вводим ответ, жмём Enter.
  • Клавиша F пересылает полученные письма другим адресатам.
«Я не думаю, что вам понадобятся какие-то другие хоткеи. В Gmail я использую только три быстрые клавиши. Для всего остального есть мышь. Но перечисленные хоткеи позволяют вам быстро выполнять три самых распространённых действия с электронной почтой, так что они значительно сэкономят время.» © А. Тэнк

6. Настройте фильтры

Фильтры электронной почты — невероятно удобный инструмент, который делает кучу работы за вас. Достаточно настроить их один раз, и они сэкономят вам немало времени.

Если в вашем Inbox вы регулярно обнаруживаете маловажные письма (уведомления интернет-сервисов, автоматические рассылки и так далее), то либо отпишитесь от них, либо настройте фильтры, чтобы такие письма архивировались автоматически.

7. Inbox пуст — закройте почту

Когда вы пытаетесь сосредоточиться на работе, нельзя постоянно отвлекаться на электронную почту. Так что придерживаемся правила: когда папка «Входящие» пуста, закройте вкладку Gmail или почтовый клиент и забудьте о почте на ближайшие несколько часов. Просто займитесь работой.

Отключите все уведомления о входящих электронных сообщениях. Они очень отвлекают.

«Вы можете снова открыть почту через несколько часов, обработать скопившиеся там сообщения, а затем опять вернуться к работе. Цель метода Inbox Zero — заставить себя не отвлекаться на входящие письма. Вы должны управлять своим почтовым ящиком, не он вами.» © А. Тэнк

За материал спасибо: Лайфхакер